Facturar con Excel ley antifraude: ¿se puede seguir facturando con Excel tras la ley Verifactu?

Requisitos legales de la normativa VERI*FACTU

La Ley Antifraude (Ley 11/2021) modificó la Ley General Tributaria para exigir que cualquier software de facturación cumpla estrictos requisitos de fiabilidad. El reglamento conocido como VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023) desarrolla estos requisitos técnicos. En esencia, un programa de facturación debe:

• Integridad e inalterabilidad: Garantizar que los registros de facturas no puedan ser alterados o borrados sin dejar rastro. No se permiten omisiones ni modificaciones de las que no quede constancia en el propio sistema. En otras palabras, una vez emitida una factura, el software debe impedir su manipulación sin registrar la modificación.

• Trazabilidad y conservación: Mantener un registro seguro de cada factura emitida, con un identificador único y huella digital (hash) que permita seguir el historial de cada transacción. Debe llevar un registro de eventos (log) que anote qué usuario hizo cada operación y cuándo, aportando transparencia.

• Legibilidad y formato estándar: Generar los datos de las facturas en un formato estándar legible por la Agencia Tributaria. Esto implica, por ejemplo, crear un fichero de registro de facturación por cada factura con los campos obligatorios, en un formato definido por Hacienda para su posible envío. Además, las facturas expedidas con un sistema así deben incluir un código QR tributario y la etiqueta visible “VERI*FACTU” para facilitar su verificación.

• Accesibilidad y envío a Hacienda: Tener la capacidad técnica de firmar digitalmente esos registros de factura y, si se requiere o desea, remitirlos electrónicamente a la Agencia Tributaria. De hecho, el sistema VERI*FACTU conecta el software con Hacienda para posibilitar el envío automático de cada factura emitida, permitiendo un control casi en tiempo real de la facturación (aunque inicialmente este envío será voluntario).

• Certificación: Cumplir con las especificaciones técnicas oficiales y estar debidamente certificado conforme a ellas. La normativa prevé que los fabricantes de software aseguren por escrito que su programa cumple la ley y obtengan, en su caso, una certificación o “declaración responsable”. Usar un programa no certificado cuando existe obligación de que lo esté se considerará infracción grave.

  
  

En resumen, el software de facturación debe garantizar la integridad, trazabilidad, inviolabilidad y disponibilidad de las facturas, facilitando además su comprobación por Hacienda. Estos requisitos buscan eliminar los llamados “softwares de doble uso” o manipulables.

¿Se puede seguir facturando con Excel con la nueva ley?

No, en principio ya no será viable usar Excel (o Word) para facturar una vez entren en vigor estas obligaciones. La normativa antifraude prohíbe emitir facturas con programas que no garanticen la inalterabilidad y trazabilidad exigidas. Herramientas genéricas como Excel o Word no cumplen dichos requisitos de seguridad y registro.

Es cierto que muchos autónomos y pymes han usado hojas de cálculo o plantillas de Word para sus facturas, pero esto tiene los días contados. ¿La razón? Excel permite editar, cambiar o borrar datos sin dejar huella auditorizable.

Por muy útil y conocido que sea Excel, no es un programa de facturación certificado ni está diseñado para bloquear modificaciones una vez emitido un documento. De hecho, Microsoft no va a adaptar Excel a una normativa que afecta solo a programas especializados de facturación.

A partir de la fecha de entrada en vigor obligatoria (prevista en julio de 2025 para la mayoría de empresas y algo más tarde para los pequeños negocios), quedará prohibido facturar con Excel ley antifraude, Word, PDF o en papel. Solo se podrán usar sistemas autorizados que cumplan la ley. Continuar usando Excel como hasta ahora equivaldrá a usar un sistema no conforme, lo que constituirá una infracción. Hacienda podrá sancionar esa “tenencia de un sistema no ajustado” con multas de hasta 50.000 € por ejercicio anual. En otras palabras, si tras la entrada en vigor usted sigue haciendo facturas en una plantilla de Excel, se arriesga a una multa muy severa.

Aunque en teoría alguien podría intentar “parchear” y facturar con Excel ley antifraude (por ejemplo, con macros de bloqueo o llevando un registro manual de cambios), en la práctica no es posible lograr que Excel alcance todos los requisitos de VERI*FACTU. No generará automáticamente los archivos con formato homologado, ni los hash encadenados, ni el QR, ni un registro robusto de eventos.

Tampoco podrá obtener la certificación oficial como software de facturación seguro. Por eso, las propias fuentes especializadas aconsejan migrar cuanto antes a un programa adaptado, en lugar de tratar de mantener Excel. Como ha resumido un especialista: “El sistema Verifactu… obligará a emitir facturas verificadas. Por lo tanto, si utilizas Excel, es momento de considerar un cambio a soluciones más adecuadas, ya que este formato no cumplirá con las nuevas regulaciones”. En definitiva, para autónomos y pymes el paso a otro software no es opcional, sino necesario para cumplir la ley y evitar sanciones.

Alternativas a Excel para facturar (cumpliendo la normativa)

La buena noticia es que existen muchas alternativas de software de facturación para facturar con Excel ley antifraude. Fáciles de usar y preparadas (o en proceso de adaptarse) para la normativa antifraude. Algunas opciones a considerar:

• Programas de facturación en la nube (privados): Son aplicaciones ofrecidas por empresas especializadas que permiten emitir facturas electrónicas cumpliendo todos los requisitos legales. Ejemplos populares son Quipu, Contasimple, Billin, Holded, FacturaDirecta, Sage, entre otros. Estas soluciones se encargarán de implementar la firma digital de los registros, el control de cambios y la generación del QR automáticamente. Sus beneficios incluyen la automatización de tareas (numeración correlativa, cálculo de importes e impuestos, envío de facturas por email), reducción de errores y mayor eficiencia administrativa. Además, suelen ofrecer seguridad avanzada de datos (copia de seguridad en la nube, encriptación, control de accesos) que protege la información sensible mejor que un archivo Excel local. Muchos de estos programas también integran funcionalidades útiles: por ejemplo, gestión de catálogo de productos, control de pagos y cobros, modelos de impuestos e informes contables. Con un software actualizado, el usuario podrá facturar con tranquilidad, sabiendo que el sistema impide alteraciones indebidas y está siempre al día con la normativa (los proveedores irán certificando sus aplicaciones ante Hacienda). En resumen, estas plataformas proporcionan facilidad de uso y garantizan el cumplimiento legal automático, permitiendo al autónomo centrarse en su negocio y no en la tecnología.

• Solución gratuita de la Agencia Tributaria: Hacienda ha previsto ofrecer una plataforma pública de facturación electrónica para quienes no deseen usar un software privado. Según la Ley “Crea y Crece”, esta herramienta pública estará disponible de forma opcional para autónomos y pymes. Se tratará de una aplicación web gratuita (a través de la sede electrónica de la AEAT) que permitirá emitir, enviar y almacenar facturas electrónicas cumpliendo la normativa. Ofrecerá soporte básico y asegurará que las facturas generadas tengan el formato y requisitos legales (posiblemente similar al sistema FACe usado para facturas a la Administración Pública). Esta puede ser una alternativa interesante para pequeños emisores con pocas facturas, ya que sería un servicio oficial sin coste. No obstante, cabe señalar que esta solución pública aún está en desarrollo en 2024 y se espera su puesta en marcha coincidiendo con la entrada en vigor de la obligación. Conviene estar atentos a su disponibilidad en la página de la Agencia Tributaria.

• Software de facturación: Aunque la tendencia es usar soluciones online, también existen programas de facturación instalables en el ordenador (ejemplos: Alegra, Sage 50cloud, Factusol, etc.) que actualizarán sus versiones para adaptarse a Verifactu. Estas ofrecen funcionalidades similares a las de la nube (control de cambios, generación de registros firmados, etc.) pero trabajando localmente. Pueden ser adecuadas para empresas que prefieren tener sus datos en infraestructuras propias. Asegúrese eso sí de actualizar a la versión más reciente y de que el fabricante haya incorporado las medidas antifraude (integridad de datos, registro inalterable, etc.). En cualquier caso, estos proveedores tradicionales también deberán emitir alguna declaración de conformidad o certificación de que su software cumple con el art.29.2.j de la LGT.

Al evaluar las alternativas, es importante considerar el soporte y las prestaciones que brindan para facturar con Excel ley antifraude. Un buen programa de facturación no solo le mantendrá dentro de la legalidad, sino que puede agilizar su gestión diaria: por ejemplo, generando informes de ventas, facilitando la preparación de impuestos, o sincronizándose con su asesoría contable. Muchos de los softwares mencionados ofrecen periodos de prueba gratuitos o planes básicos para autónomos, lo que permite probar su funcionamiento.

También está en marcha el Kit Digital, una subvención pública para apoyar la digitalización de pymes y autónomos, que puede destinarse a implantar software de facturación electrónica homologado. En palabras de la propia Hacienda, ahora es el momento de dar el salto digital: adaptarse con tiempo evitará prisas de última hora y, sobre todo, nos asegurará  facturar con Excel ley antifraude.

En conclusión, tras la entrada en vigor de la Ley Antifraude y su reglamento Verifactu, continuar con Excel puro para facturar no será legal ni seguro. Lo recomendable para autónomos y pequeñas empresas es migrar a un software de facturación certificado que reúna las garantías exigidas por Hacienda. Las alternativas existen y aportan claras ventajas en control, automatización y tranquilidad.

Preparándonos con antelación, podremos cumplir con la normativa sin sobresaltos y aprovechar la oportunidad para mejorar nuestra gestión de facturación. Las facturas seguirán siendo suyas, pero la forma de generarlas debe evolucionar acorde a las nuevas leyes – ganando en rigor y eficiencia. Así, usted podrá olvidarse de los riesgos y centrarse en su negocio, con la confianza de estar facturando correctamente bajo la nueva normativa.