Verifactu autonomos: obligaciones y cómo cumplirlas

Verifactu autonomos

¿Te suena Verifactu autónomos pero no tienes claro si te afecta? Estás en el lugar correcto. En este artículo te explicamos de forma cercana qué es esta nueva normativa de facturación electrónica, si los autónomos y pymes están obligados a cumplirla y cómo adaptarte sin complicaciones. Haremos un repaso breve de Verifactu autonomos – desde sus objetivos hasta cuándo entra en vigor – con ejemplos prácticos y recomendaciones (¡incluyendo una herramienta que te facilitará la vida!).

¿Qué es la normativa Verifactu?

Verifactu es el nombre del nuevo sistema de facturación impulsado por la Agencia Tributaria española como parte de la Ley Antifraude. Su objetivo principal es modernizar la facturación y prevenir el fraude fiscal, garantizando que las facturas electrónicas sean auténticas e íntegras. En otras palabras, Verifactu añade medidas para asegurar que una factura no pueda ser manipulada una vez emitida y que cada transacción quede registrada de forma verificable por Hacienda. Por ejemplo, el sistema utilizará sellos digitales, identificadores únicos (como códigos hash o QR) y envío automático de cada factura a la Agencia Tributaria en tiempo real.

Detrás de esta normativa está la Ley 11/2021 de medidas antifraude, que buscaba acabar con el llamado “software de doble uso” (programas de facturación en B que permitían llevar contabilidades paralelas y ocultar ventas). Con Verifactu, Hacienda podrá detectar si alguien altera una factura después de emitida o intenta ocultar ingresos. En definitiva, Verifactu autonomos pretende que todas las facturas sean trazables, inalterables y accesibles para la Agencia Tributaria. Adiós a las facturas “creativas” o a borrar ingresos a escondidas: cada venta quedará reflejada de forma segura.

¿Quién tiene que cumplir con Verifactu?

La normativa Verifactu autonomos tendrá un alcance prácticamente universal. La respuesta corta es que sí, todos los autónomos y empresas en España estarán obligados a cumplir Verifactu, independientemente de su tamaño o sector. La propia Agencia Tributaria lo deja claro: la nueva norma se aplicará a todos los empresarios y profesionales, por todas sus operaciones, sin excepción por ser pyme o autónomo. No importa si facturas 500 € al mes o si llevas un gran negocio: si emites facturas, entras en el ámbito de Verifactu.

Ahora bien, existen dos excepciones puntuales:

• Quienes ya estén usando el Suministro Inmediato de Información (SII) para sus facturas (un sistema que actualmente afecta sobre todo a grandes empresas y ciertos regímenes de IVA) seguirán con ese sistema por ahora.

• También quedan fuera aquellos que no tienen obligación de facturar (casos muy específicos, como ciertos pequeños comercios en módulos muy reducidos).

En cuanto al ámbito geográfico, Verifactu cubrirá a los autónomos y pymes de toda España,

salvo en territorios forales donde ya existe su propio sistema antifraude. Por ejemplo, en el País Vasco (Álava, Bizkaia y Gipuzkoa) ya es obligatorio Ticket BAI, que funciona de forma análoga a Verifactu. Si tu negocio está en Euskadi, seguramente ya estés cumpliendo con Ticket BAI (y esa sería tu normativa equivalente). Para el resto de autónomos en España, Verifactu será la referencia a seguir.

¿Cuándo entra en vigor Verifactu autonomos?

Es importante saber cuándo debes tener todo esto en marcha. La normativa Verifactu autonomos no se aplica de inmediato, sino que tiene una fecha de inicio oficial. ¿Desde cuándo será obligatoria? La fecha límite fijada por la ley es el 1 de julio de 2025. Esto significa que, a partir de esa fecha, todos los autónomos y pymes deberán emitir sus facturas con un sistema que cumpla Verifactu. En otras palabras: tienes hasta el 30 de junio de 2025 para adaptarte; desde julio de 2025 en adelante, ya será requisito legal.

La Administración es consciente de que supone un cambio importante, por eso ha previsto ayudas para facilitar la transición. En concreto, los autónomos y pequeñas empresas podrán utilizar las subvenciones del Kit Digital (programa gubernamental de digitalización) para financiar la compra o adaptación de software de facturación que cumpla con Verifactu. Así, si necesitas cambiar de programa de facturación, podrías obtener fondos para costearlo. ¡Una buena noticia dentro de la obligación!

¿Y si no cumplo a tiempo? Debes saber que ignorar Verifactu tendrá consecuencias serias. La Ley Antifraude tipifica como infracción grave el usar sistemas de facturación que no cumplan con estos requisitos. Las sanciones pueden llegar a 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en que sigas utilizando un software no autorizado. Es decir, un autónomo que no se adapte a Verifactu y siga con facturas en papel o programas “no homologados” podría enfrentarse a multas muy elevadas. Nadie quiere ese disgusto, así que conviene tomárselo en serio y cumplir antes de la fecha límite.

Ejemplos prácticos de Verifactu para autónomos y pymes

Para aterrizar todo esto, veamos dos casos prácticos de cómo Verifactu afectará a un autónomo y a una pequeña empresa:

➡️ Caso 1: María, traductora autónoma – María es profesional por cuenta propia y emite unas pocas facturas al mes a sus clientes (hasta ahora en PDF). Con la entrada de Verifactu, María deberá usar un software de facturación verificado. Esto le permitirá generar cada factura con un identificador único y enviarla automáticamente a Hacienda. En la práctica, María notará que ya no podrá editar una factura después de emitida (su programa lo bloqueará para mantener la integridad) y que cada factura llevará un código QR y la leyenda “Factura verificable en la sede de la AEAT”.

Gracias a ese código, sus clientes e incluso Hacienda podrán comprobar en línea que la factura es auténtica. María decide adelantarse y empieza a utilizar Alegra, un software en la nube que cumple con Verifactu autonomos para gestionar sus facturas. De este modo, se asegura de que todas sus facturas electrónicas cumplen los requisitos legales (integridad, envío a Hacienda, formato correcto, etc.) sin tener que hacer ella nada técnico. Además, al ser una herramienta fácil de usar, María se adapta rápidamente y llega a 2025 con los deberes hechos.

➡️ Caso 2: DigitalWeb S.L., una pyme de diseño web – Pedro dirige una pequeña empresa (pyme) con 5 empleados. Generan decenas de facturas al mes para sus clientes empresariales. Hasta ahora usaban una combinación de Excel y Word para facturar. Con Verifactu, Pedro tiene que dar un salto a la facturación 100% electrónica y segura. Decide implantar un programa de facturación homologado que incorpore Verifactu.

Al hacerlo, cada factura de DigitalWeb S.L. tendrá un registro electrónico en formato estándar (normalmente un fichero XML firmado digitalmente) que se envía a la Agencia Tributaria en el momento de su emisión. Así, si DigitalWeb quisiera modificar una factura o cancelarla, quedaría rastro de esa anulación en el sistema. Pedro instruye a su equipo para que todas las nuevas facturas se emitan desde este software.

Aunque al principio supuso un cambio de rutina, pronto notan ventajas: menos papeleo, facturas automáticas y la tranquilidad de estar cumpliendo con Hacienda. Verifactu autonomos en este caso les obligó a digitalizarse, pero el resultado es positivo: ahora llevan un mejor control de su facturación y evitan riesgos de sanciones.

¿Cómo adaptarse y cumplir con Verifactu?

Llegados a este punto, seguramente te preguntes cómo puedes cumplir tú con Verifactu autonomos sin morir en el intento. La clave está en digitalizar tu facturación con un software adecuado lo antes posible. Aquí van algunas recomendaciones prácticas para prepararte:

• Infórmate y planifica con tiempo: Aunque la obligación legal arranca en 2025, conviene empezar ya a tomar medidas. Mantente al día de las novedades de Hacienda sobre Verifactu (fechas exactas, posibles prórrogas o detalles técnicos). Conocer los requisitos te evitará sorpresas de última hora. Marca en tu calendario la fecha 1 de julio de 2025 como meta para tener todo implementado.

• Elige un software de facturación homologado: Este paso es fundamental. Debes usar un programa que cumpla con la normativa Verifactu (es decir, que garantice la integridad de las facturas, genere el formato electrónico requerido y permita el envío a Hacienda). Olvídate de las facturas en papel o Excel; necesitas una solución tecnológica. Por suerte, ya existen en el mercado opciones pensadas para autónomos y pymes. Por ejemplo, Alegra es un software en la nube que ya está adaptado a Verifactu y cumple todos estos requisitos.Con una herramienta así, emitirás facturas electrónicas válidas con un par de clics, y el propio sistema se encargará del resto (como generar el código único y enviar el registro a Hacienda). Usar un software compatible no solo te ayuda a cumplir Verifactu autonomos, sino que también agiliza tu gestión diaria de facturas, presupuestos, cobros, etc.

• Empieza a emitir facturas electrónicas cuanto antes: No esperes al último día para cambiar tu forma de facturar. Si puedes, comienza a usar tu nuevo software de facturación desde ya y ofrece a tus clientes la factura electrónica. De hecho, muchas empresas valoran recibir factura en formato digital (por comodidad y porque ellas mismas tendrán que adaptarse a la ley de factura electrónica B2B en el futuro). Cuanto antes empieces, más rodaje tendrás y más suave será la transición obligatoria. Piensa que 2025 está a la vuelta de la esquina, y es mejor detectar y resolver cualquier duda ahora que cuando Verifactu sea exigible al 100%.

En resumen, Verifactu autonomos va a ser una realidad obligatoria para prácticamente todos los profesionales y pequeñas empresas en España. Si eres autónomo o pyme, lo más seguro es que tengas que cumplir con esta normativa tarde o temprano. La buena noticia es que con la preparación adecuada – informándote, usando un software homologado como Alegra, y practicando con la facturación electrónica – podrás adaptarte sin agobios. Al final, no solo evitarás sanciones, sino que también modernizarás tu negocio y llevarás tu facturación al siguiente nivel de eficiencia y control. ¡Mejor prepárate ahora y así cumplir con Verifactu autonomos será pan comido!