Verifactu facturas simplificadas: cómo emitirlas en España para autónomos y pymes

Verifactu facturas simplificadas

Verifactu facturas simplificadas se han convertido en un tema clave para autónomos y pymes tras la nueva normativa antifraude. Este sistema establece requisitos específicos para emitir facturas (incluidas las simplificadas) de forma electrónica y verificable.

En este artículo explicamos de forma cercana qué es una factura simplificada, en qué se diferencia de una factura ordinaria, y cómo adaptarse a Verifactu facturas simplificadas paso a paso. También veremos los datos obligatorios, el procedimiento de emisión con Verifactu, el impacto en la contabilidad y fiscalidad, y ejemplos prácticos para ilustrar su uso.

¿Qué es una factura simplificada y en qué se diferencia de una ordinaria?

Una factura simplificada es un tipo de factura de contenido reducido que puede usarse en lugar de la factura ordinaria en ciertas operaciones de menor importe o relevancia. Básicamente, sustituye al antiguo “ticket” de compra desde 2013. A diferencia de la factura completa, en las facturas simplificadas no es obligatorio incluir todos los datos del cliente, ni detallar por separado la base imponible y la cuota de IVA (salvo que el cliente lo pida).

Por ello, solo pueden usarse en supuestos específicos regulados por la ley. A continuación vemos las diferencias clave entre factura ordinaria y factura simplificada:

Característica	Factura ordinaria (completa)	Factura simplificada (ticket)
Identificación del cliente	Obligatoria: nombre (o razón social), NIF y domicilio del destinatario.	No es necesaria (salvo excepciones). El cliente no se identifica en la mayoría de casos.
Detalle del IVA	Obligatorio desglosar base imponible, tipo impositivo y cuota de IVA por separado.	No es obligatorio desglosar el IVA; se puede indicar solo “IVA incluido” en el total.
Importe máximo	Sin límite mínimo o máximo (se expide siempre que haya obligación de facturar).	Importe limitado: generalmente hasta 400 € IVA incluido, o hasta 3.000 € en ciertos sectores.
Uso típico	Cualquier venta o prestación de servicio entre empresas o a particulares donde se requiera factura formal.	Ventas de pequeño importe a consumidor final: p. ej., tickets de tienda, restaurante, peluquería, parking, etc.
Validez para deducción	Válida para deducir IVA soportado (si el comprador es empresa o autónomo y cumple requisitos).	No deducible para el comprador si no figura su NIF (al no identificarse al cliente).
Series de numeración	Puede compartir serie con otras facturas completas.	Debe llevar una serie distinta exclusiva para facturas simplificadas si se usan ambos tipos.

En resumen, la factura simplificada es más básica y ágil, pensada para transacciones menores, mientras que la factura ordinaria incluye más detalles y se utiliza para operaciones generales. No obstante, ambas tienen validez legal y fiscal siempre que se emitan cumpliendo los requisitos.

Requisitos para emitir una factura simplificada (normativa Verifactu)

La normativa de facturación establece claramente cuándo se puede expedir una factura simplificada en lugar de una ordinaria. Estos requisitos no han cambiado con Verifactu, pues están fijados desde el Reglamento de Facturación de 2013. En concreto, podrás emitir Verifactu facturas simplificadas (es decir, facturas simplificadas bajo el nuevo sistema) en los siguientes supuestos:

Supuesto de emisión	Límite de importe / Condición
Operaciones generales	Importe total ≤ 400 € (IVA incluido).
Operaciones especiales (venta minorista, hostelería, transporte de personas, peluquerías, etc.)	Importe ≤ 3.000 € (IVA incluido). Son actividades concretas de venta a consumidor final (ej. comercios, restaurantes, taxis, discotecas, etc.).
Facturas rectificativas	Sin límite de importe: cualquier factura rectificativa puede emitirse como simplificada.

Nota: Fuera de estos casos, será obligatoria la factura ordinaria. Además, si el cliente (aunque sea particular) solicita una factura a su nombre para, por ejemplo, deducir un gasto, el emisor deberá expedir una factura completa con todos sus datos, o incluir sus datos en la simplificada para convertirla en factura completa a efectos fiscales.

Con la llegada de Verifactu, las facturas simplificadas siguen estos mismos criterios, pero deben generarse con un sistema informático que cumpla los nuevos requisitos técnicos. Esto quiere decir que, si eres autónomo o pyme y quieres acogerte a Verifactu, no basta con hacer un ticket en la caja registradora antigua o en Excel: tendrás que usar un software de facturación homologado que genere el registro electrónico de cada factura conforme al Reglamento. De lo contrario, esas facturas simplificadas no serán válidas bajo el nuevo sistema.

Datos obligatorios que debe incluir una factura simplificada

Aunque “simplificada”, esta factura debe contener cierta información mínima para ser legalmente válida. Bajo la normativa tradicional y la de Verifactu facturas simplificadas, los campos obligatorios son los siguientes:

Dato obligatorio	Detalle/Descripción
Número y serie	Numeración correlativa única para cada factura, con serie distinta si es simplificada.
Fecha de expedición	Fecha en que se emite la factura.
Fecha de la operación	Fecha de realización del servicio o entrega del bien, si es distinta a la de expedición.
Datos del emisor	NIF o CIF, y nombre y apellidos (o razón social) del obligado emisor de la factura.
Descripción de la operación	Identificación de los bienes entregados o servicios prestados (concepto de la factura).
Tipo de IVA aplicado	Tipo impositivo (%) aplicado. Opcionalmente se puede añadir la frase “IVA incluido” en vez de desglosarlo.
Importe total	Contraprestación total (importe final con impuestos incluidos).
Referencia de rectificativa	(Solo si es una factura rectificativa) Referencia expresa a la factura rectificada y descripción de los cambios.
Menciones especiales	Cualquier mención exigida en facturas ordinarias sobre regímenes especiales de IVA u operaciones exentas, si aplica.
Datos del cliente y cuota IVA	Solo en caso requerido: Si el cliente es empresario/profesional o si el particular lo solicita para sus obligaciones fiscales, entonces la factura simplificada debe incluir también el NIF, nombre y dirección del cliente y el desglose de la cuota de IVA.

Estos son los campos mínimos que cualquier factura simplificada debe tener. En la práctica, una factura simplificada típica de un comercio incluye un número/serie, fecha, identificación del negocio emisor, descripción (ej. “Consumiciones bar”), el importe total con IVA incluido y suele indicar el tipo de IVA aplicable (por ejemplo, 21% IVA incluido). Si un cliente necesita deducir ese gasto, deberá pedir que se le identifique en la factura (convirtiéndola en una factura completa a nivel informativo).

Procedimiento para la emisión de facturas simplificadas con Verifactu

¿Cómo emitir una factura simplificada con Verifactu? El proceso es similar a emitir cualquier factura electrónica con este sistema, con la diferencia de que es una factura de tipo “simplificada” en el software. A grandes rasgos, el procedimiento que deberá seguir un autónomo o pyme es el siguiente:

Paso	Procedimiento de emisión (Verifactu facturas simplificadas)
1. Software certificado	Adquirir o actualizar un software de facturación homologado conforme a Verifactu. Es obligatorio dejar de usar facturas en papel, Word o Excel, ya que todas las facturas deben emitirse en formato digital mediante un programa certificado por la Agencia Tributaria. Asegúrate de que tu software cumple los requisitos técnicos del RRSIF.
2. Configuración del sistema	Configura en el software las series de numeración correspondientes para facturas simplificadas, separadas de las ordinarias. El programa debe incluir la etiqueta o expresión “VeriFactu” en el encabezado de la factura simplificada generada, indicando que sigue el nuevo sistema.
3. Emisión de la factura	Al realizar una venta o servicio de pequeño importe, emite la factura simplificada a través del software. Deberás introducir los datos básicos (producto/servicio, importe, IVA…) igual que antes, pero ahora el sistema genera un registro electrónico seguro con toda la información (tipo de factura simplificada, número, fecha/hora exacta, etc.). Automáticamente, el software añadirá un Código QR único en la factura antes de imprimirla o enviarla al cliente.
4. Envío a Hacienda (opcional)	Si estás usando Verifactu con envío de datos, el propio programa de facturación enviará la información de la factura a la Agencia Tributaria en tiempo real y de forma telemática (normalmente en formato XML). Este envío suele ocurrir de manera automática en segundo plano (el software comprueba cada poco tiempo y agrupa las nuevas facturas para remitirlas juntas), por lo que tú no tendrás que hacer nada manualmente.
5. Entrega al cliente	Entrega la factura simplificada al cliente, ya sea impresa en papel (por ejemplo, un ticket con QR) o en formato electrónico (PDF enviado por email). Verifica que en la parte superior figure la palabra “VeriFactu” y que incluye el código QR correcto. Gracias a Verifactu facturas simplificadas, el cliente podrá escanear ese QR y comprobar en la web de la AEAT que su factura ha sido registrada, validando su autenticidad.
6. Conservación y registro	Conserva tu copia digital de la factura en el sistema. El registro generado cuenta con mecanismos de seguridad (hash encadenado, firma) que impiden su alteración sin dejar rastro. De esta forma, tu contabilidad ya queda anotada automáticamente.

Impacto en la contabilidad y fiscalidad de autónomos y pymes

La introducción de Verifactu facturas simplificadas tiene varios efectos en la gestión contable y fiscal de pequeños negocios. En líneas generales, el impacto puede resumirse en ventajas operativas, mejoras de control, y ciertas obligaciones nuevas:

Impacto / Cambio	Descripción
Digitalización de la facturación	Todas las facturas pasan a formato electrónico y registradas informáticamente. Esto agiliza la contabilidad, evitando papeleo y reduciendo errores humanos. Las ventas quedan anotadas automáticamente en el sistema, eliminando tener que introducir datos manualmente en libros registro.
Facilidad en declaraciones de IVA	Al tener Hacienda la información casi al instante (si se envía via Verifactu), se facilita la cumplimentación de los libros de IVA y modelos tributarios. De hecho, la AEAT podrá ofrecer pre-datos para tus declaraciones trimestrales, simplificando las obligaciones fiscales.
Mayor control y transparencia	Verifactu dificulta la ocultación de ventas (objetivo antifraude). Para el negocio honesto, esto simplemente supone más transparencia: todas las facturas simplificadas que emitas quedan registradas con inalterabilidad. Además, tus clientes podrán verificar online que declaras correctamente, lo que refuerza la confianza en tu empresa.
Adaptación tecnológica	Por otro lado, autónomos y pymes deben afrontar la adaptación a un software homologado. Esto implica un coste (adquisición/actualización del programa) y un periodo de aprendizaje para usarlo. Sin embargo, existen opciones asequibles e incluso una versión gratuita de la AEAT en desarrollo, precisamente para ayudar a los pequeños negocios a cumplir con Verifactu.
Cambios en procesos internos	Será necesario ajustar procesos: por ejemplo, en caja se imprimirá un ticket con QR en lugar de uno simple. También habrá que asegurarse de tener certificado digital para comunicar con Hacienda si corresponde. Estas son nuevas rutinas que el personal deberá conocer.
Control de deducciones de IVA	Desde el punto de vista fiscal, recuerda que si emites una factura simplificada sin identificar al cliente, el receptor (si es empresa/autónomo) no podrá deducir el IVA. Esto no cambia con Verifactu, pero conviene tenerlo presente: quizá algún cliente te pida factura completa en lugar de simplificada para poder aprovechar el IVA soportado. En tu contabilidad, las facturas simplificadas cuentan igual como ingresos, solo que sin un cliente específico asociado (salvo que hayas incluido sus datos voluntariamente).

En resumen, la llegada de Verifactu supone un salto tecnológico para autónomos y pequeñas empresas, con el fin de mejorar el control fiscal. A corto plazo implicará esfuerzos de adaptación, pero a medio plazo aporta beneficios: menos trabajo manual en la contabilidad, más facilidad para cumplir con Hacienda y menos riesgos de errores o pérdidas de facturas. Asimismo, ayuda a profesionalizar la gestión incluso de los pequeños negocios, al unificar criterios de facturación electrónica.