Verifactu pymes: Qué es y cómo adaptarte a la nueva normativa

Verifactu Pymes

¿Eres autónomo o tienes una pequeña empresa? Entonces seguro que has oído hablar de Verifactu pymes, o pronto lo harás.

Verifactu pymes es una nueva normativa de facturación electrónica impulsada por Hacienda para garantizar la integridad de las facturas y combatir el fraude fiscal. En este artículo te explicamos de forma sencilla qué es Verifactu y por qué es tan relevante para pymes y autónomos en España.

Verifactu puede sonar complicado, pero no te preocupes: aquí desgranamos sus claves paso a paso, con un tono cercano y accesible. Si no tienes conocimientos previos sobre esta normativa, estás en el lugar correcto. ¡Vamos a ello!

¿Qué es Verifactu y a quién afecta?

Verifactu es el nombre coloquial del nuevo reglamento de facturación aprobado a finales de 2023. En esencia, Verifactu establece los requisitos que deben cumplir los sistemas y programas de facturación de empresas y profesionales para asegurar que las facturas no se puedan manipular una vez emitidas. 

Dicho de otra forma, obliga a usar software de facturación que garantice la integridad, trazabilidad y conservación de cada factura, evitando el uso de programas que permitan llevar “doble contabilidad” o borrar ventas.

Ahora bien, ¿a quién afecta esta normativa? Prácticamente a todas las empresas y trabajadores autónomos de España que emiten facturas. Esta normativa abarca a cualquier negocio obligado a facturar, grande o pequeño, desde el comercio local hasta el profesional freelance. Solo existen algunas excepciones muy concretas:

¿A quién SÍ aplica Verifactu?	¿A quién NO aplica?
• Pymes y autónomos que emitan facturas por sus ventas o servicios (es decir, la mayoría de negocios). • Empresas de cualquier tamaño en territorio de régimen común (toda España salvo regímenes forales).	• Empresas ya acogidas al SII (Suministro Inmediato de Información) de Hacienda, ya que siguen otra normativa. • Negocios que por ley no están obligados a emitir facturas (casos muy específicos). • Empresas en territorios forales como País Vasco o Navarra, donde rige su propio sistema (por ejemplo, TicketBAI).

En resumen, si emites facturas y no estás en ninguno de esos regímenes especiales, tendrás que adaptarte a Verifactu. Lo más probable es que tu pyme o actividad profesional esté dentro del alcance de esta nueva normativa.

Cambios principales y plazos de implementación

Con la llegada de Verifactu, el cambio principal es cómo registramos y guardamos las facturas. Hasta ahora, muchas pymes usaban programas de facturación sencillos (o incluso Excel/Word) donde se podía modificar una factura sin dejar rastro. Eso se acaba: con Verifactu, cada factura generará un registro informático seguro (similar a una “huella digital” o código único) que impide alterarla posteriormente sin que quede constancia. Además, estos sistemas podrán enviar cada registro de factura a la Agencia Tributaria en el momento de su emisión, de forma automática. 

Esto último no será obligatorio desde el primer día, pero sí la manera más fácil de cumplir con la normativa Verifactu, ya que Hacienda tendrá una copia verificada de cada factura en tiempo real.

¿Cuándo entra en vigor Verifactu? A pesar de que el reglamento ya está aprobado, hay un periodo de adaptación. La fecha clave a marcar en el calendario es el 1 de julio de 2025. Esa es la fecha límite para que todas las empresas y autónomos obligados estén usando sistemas de facturación adaptados a Verifactu. En otras palabras, antes de julio de 2025 deberás tener tu software actualizado y funcionando conforme a las nuevas reglas.

Para situarnos mejor, veamos un breve cronograma de la implementación de Verifactu:

Fecha o plazo	Hito de la normativa Verifactu
Diciembre 2023	Aprobación del reglamento Verifactu (Real Decreto 1007/2023).
Finales 2024 (aprox.)	Publicación de la Orden Ministerial con las especificaciones técnicas. Los desarrolladores de software disponen de 9 meses tras esta orden para adaptar sus programas.
1 de julio de 2025	Fecha límite: Pymes y autónomos deben tener ya implementado un sistema de facturación Verifactu pymes conforme a la normativa. Comienza la exigencia oficial.
A partir de julio 2025	Sanciones por incumplimiento si no se utiliza un software de facturación certificado o si se manipulan registros de facturas.

Como ves, aún hay un margen de tiempo para adaptarse, pero conviene no dejarlo para última hora. Los proveedores de software de facturación ya están trabajando en actualizaciones para cumplir con Verifactu pymes. Cuanto antes te informes y planifiques la transición, más fácil te resultará cumplir con la ley sin sobresaltos.

Cómo prepararse para Verifactu pymes

Llegamos a la pregunta práctica: ¿qué deben hacer las pymes y autónomos para prepararse? Aunque suene complejo, los pasos a seguir son bastante concretos. Aquí te resumimos cómo puedes anticiparte y llegar a 2025 con los deberes hechos:

Paso	¿Qué debes hacer para prepararte?
1. Infórmate	Lo primero es entender en qué consiste Verifactu pymes y cómo te afecta. Estás haciendo bien leyendo sobre ello: mantente al día con fuentes fiables (Agencia Tributaria, asesores, etc.).
2. Revisa tu software	Analiza el programa de facturación que usas actualmente. ¿Tu software ofrece actualización para Verifactu? Si haces facturas “a mano” (en Word, Excel o papel), deberás pasarte a un programa de facturación homologado que cumpla la normativa.
3. Consulta con expertos	Habla con tu asesoría fiscal o contable. Ellos podrán guiarte sobre los cambios necesarios e incluso recomendarte soluciones de facturación compatibles. Si tienes un proveedor de software, consúltales cuándo tendrán lista la adaptación a Verifactu.
4. Actualiza tus sistemas	Una vez tengas clara la solución, implementa las actualizaciones o adquiere el software adecuado. Puedes aprovechar ayudas públicas como el Kit Digital (destinado a la digitalización de pymes) para financiar la compra o upgrade de tu programa de facturación.
5. Formación y prueba	Asegúrate de saber utilizar bien el nuevo sistema antes de que sea obligatorio. Dedica tiempo a formarte (muchos proveedores ofrecerán guías o cursos breves) y realiza pruebas de emisión de facturas con Verifactu. Así, cuando llegue la fecha límite, estarás tranquilo sabiendo que tu facturación cumple todos los requisitos.

Siguiendo estos pasos, tu pyme llegará preparada a la nueva era de la facturación digital segura. Piensa que, además de evitar problemas con Hacienda, también modernizarás la gestión de tu negocio, lo cual puede ahorrarte tiempo y mejorar tu control financiero.

En conclusión, Verifactu pymes representa un cambio importante en la forma en que las pequeñas empresas y autónomos gestionan sus facturas.

Su objetivo principal es garantizar facturas 100% fiables y acabar con posibles fraudes, pero para los negocios honestos supone sobre todo un impulso hacia la digitalización. Adaptarse a Verifactu no solo te evitará sanciones y multas, sino que te permitirá beneficiarte de una mayor seguridad y control en tu facturación diaria.

Aunque al principio cualquier cambio regulatorio pueda asustar, con la información adecuada y una buena planificación, cumplir con Verifactu será mucho más sencillo de lo que parece. Asegúrate de actualizar tus sistemas a tiempo, busca apoyo en profesionales si lo necesitas, y verás que integrar esta normativa puede ser una oportunidad para mejorar la eficiencia de tu negocio. ¡No lo dejes para el último momento y da el paso hacia una facturación 100% confiable!